13 października 2022 r. wejdzie w życie długo zapowiadana nowelizacja Kodeksu spółek handlowych (obejmująca m.in. prawo holdingowe), a wraz z nią nowe przepisy o odpowiedzialności karnej, których skutki okazać się mogą dotkliwe nie tylko dla członków zarządu czy prokurentów, ale także innych pracowników i współpracowników spółek kapitałowych.

ZA CO BĘDZIE GROZIĆ ODPOWIEDZIALNOŚĆ KARNA?

Karane działanie lub zaniechanie (umyślne i nieumyślne) polegające na:

  1. nieprzekazaniu w terminie radzie nadzorczej / dyrektorowi niewykonawczemu: informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień;
  2. przekazaniu radzie nadzorczej / dyrektorowi niewykonawczemu: informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień niezgodnych ze stanem faktycznym;
  3. zatajeniu danych wypływających w istotny sposób na treść przekazanych radzie nadzorczej / dyrektorowi niewykonawczemu informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień;
  4. doprowadzeniu do tego, że zarząd:
    1. nie zapewnia doradcy rady nadzorczej dostępu do dokumentów;
    2. nie udziela doradcy rady nadzorczej żądanych informacji;
    3. przekazuje doradcy rady nadzorczej informacje lub dokumenty niezgodne ze stanem faktycznym;
    4. zataja dane wpływające w istotny sposób na treść tych dokumentów lub informacji.

Termin przekazania radzie nadzorczej / dyrektorowi niewykonawczemu informacji, sprawozdań, wyjaśnień lub dokumentów: 2 tygodnie od dnia żądania (chyba, że w żądaniu określony zostanie dłuższy termin).

Zagrożenie karą: grzywna w wysokości od 6.000 do 50.000 PLN lub ograniczenie wolności.

Dodatkowe konsekwencje skazania: wpis do Krajowego Rejestru Karnego oraz pięcioletni zakaz pełnienia funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatora i prokurenta. Okres ten będzie mógł ulec skróceniu w przypadku wcześniejszego zatarcia skazania, będącego wynikiem wykonania orzeczonej kary.

Przedmiotem żądania rady nadzorczej lub dyrektora niewykonawczego mogą być posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące działalności spółki i jej kondycji finansowej a także spółek zależnych oraz spółek powiązanych.

KTO MOŻE POPEŁNIĆ PRZESTĘPSTWO NA PODSTAWIE NOWYCH PRZEPISÓW?

Krąg osób, które mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności karnej za umyślne lub nieumyślne popełnienie wyżej opisanych przestępstw jest szeroki i obejmuje co do zasady:

  1. członków zarządu spółki,
  2. prokurentów,
  3. dyrektorów,
  4. osoby zatrudnione w spółce na podstawie umowy o pracę,
  5. osoby wykonujące na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze.

JAK MOŻE DOJŚĆ DO POPEŁNIENIA PRZESTĘPSTWA?

Zarówno niewydanie dokumentów, nieprzekazanie informacji lub jej zatajenie w sposób zamierzony (celowy) jak i niezamierzony może stanowić przestępstwo. Nowe przepisy przewidują bowiem, że omawiane przestępstwa będą mogły być popełnione umyślnie lub nieumyślnie.

Co to oznacza? Że nieprzekazanie dokumentów lub wyjaśnień w terminie, zatajenie informacji lub podanie informacji nieprawdziwych (itp.), będące skutkiem niedbalstwa lub braku zachowania należytej ostrożności (staranności), jaka jest wymagana w związku z zajmowaniem określonego stanowiska lub wykonywaniem oznaczonej pracy – może skutkować odpowiedzialnością karną. Argument: „nie działałem celowo lub w sposób zamierzony” nie będzie skuteczną obroną.

Konieczne będzie natomiast udowodnienie, że podjęto wszelkie racjonalnie możliwe i dostępne w określonych okolicznościach kroki celem zapobiegnięcia wystąpieniu takiego opóźnienia, co jednak nie pozwoliło na uniknięcie opisanej nieprawidłowości – np. ze względu na wystąpienie siły wyższej lub innych niezależnych od danej osoby okoliczności. Jak to zrobić?

ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ I INFORMACJAMI JAKO ELEMENT PROGRAMU COMPLIANCE

Narzędziem, które pozwala na minimalizację ryzyka odpowiedzialności karnej reprezentantów i pracowników spółki oraz zabezpieczenie interesów organizacji pozostaje zaprojektowanie i efektywne wdrożenie wewnętrznej procedury compliance dedykowanej przeciwdziałaniu określonego rodzaju nieprawidłowościom – dostosowanej do indywidualnych warunków funkcjonowania podmiotu. Narzędzie to umożliwia wprowadzenie odpowiednich planów postępowania w określonych scenariuszach. Nadto, stanowi ono dowód aktywnego przeciwdziałania wystąpieniu nieprawidłowości przez członków kadry zarządzającej – tj. zachowania przez nich odpowiednich reguł ostrożności.

Przy czym w kontekście nowych czynników ryzyka odpowiedzialności karnej niekoniecznie we wszystkich organizacjach zajdzie potrzeba ustanowienia odrębnej procedury zarządzania dokumentacją. Zależeć to będzie np. od wielkości organizacji lub struktury grupy. Nie chodzi bowiem o multiplikację dokumentów, ale o stworzenie procesu, który pozwoli na możliwie najsprawniejsze realizowanie obowiązków informacyjnych.

Na pewno jednak, przed wejściem w życie nowych przepisów, należy wykonać następujące działania.

  • Szczególne istotne jest dokonanie przeglądu istniejących procesów związanych z przygotowywaniem i opracowywaniem dokumentów oraz ich obiegiem w organizacji, m.in. na linii spółka – rada nadzorcza/ dyrektor niewykonawczy lub w grupie
  • Na tej podstawie należy podjąć decyzję, czy konieczny jest odrębny dokument wewnętrzny ustanawiający procedurę, czy np. będzie wystarczające wprowadzenie do procedur już istniejących odpowiednich reguł postępowania odnoszących się do opracowywania i obiegu dokumentacji oraz realizacji żądań rady nadzorczej/ dyrektor niewykonawczy
  • Kluczowym elementem będzie jednocześnie przypisanie odpowiedzialności i zadań, w tym w zakresie nadzoru nad wykonywaniem nowych zadań i obowiązków w sposób terminowy i rzetelny, oraz przeprowadzenie właściwych szkoleń.

WĄTPLIWOŚCI GONIĄ WĄTPLIWOŚCI

Poza wątpliwą zasadnością penalizacji nieumyślnego przekroczenia terminu przekazania informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień żądanych przez radę nadzorczą, lub dyrektora niewykonawczego, sceptycyzm budzi jeszcze co najmniej kilka elementów nowej regulacji. W tym kontekście należy przede wszystkim zwrócić uwagę na kwestię:

  1. braku precyzyjnego określenia zakresu obowiązków osób, które mogą być pociągnięte do odpowiedzialności karnej za działania i zaniechania penalizowane na podstawie przedmiotowych przepisów. Trzeba bowiem postawić m.in. pytanie, czy każdy pracownik spółki, nawet ten, który nie ma na co dzień do czynienia z dokumentacją spółki, powinien odpowiadać karnie za niewydanie dokumentów / nieudzielenie informacji radzie nadzorczej, podczas gdy w istocie może on nie mieć wiedzy lub uprawnień w zakresie relewantnych okoliczności bądź dokumentów;
  2. rozumienia pojęcia „istotnego sposobu”, w jaki wpływać mają zatajone przez sprawcę dane na treść przekazanych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień; innymi słowy – zatajenie jakich danych będzie skutkowało odpowiedzialnością karną,
  3. znaczenia pojęcia „zapewnia” w kontekście obowiązku zapewnienia doradcy rady nadzorczej dostępu do dokumentacji spółki przez zarząd; na czym zapewnienie ma polegać, i tym samym – kiedy będzie dochodziło do niezapewnienia;
  4. interpretacji znamienia „doprowadza” do niezapewnienia, tj. zakresu zachowań, które na podstawie przepisu art. 5872 § 1 k.s.h. mogą zostać uznane za karalne (tzn. czy „doprowadzenie” oznacza np. posłużenie się wobec członków zarządu przemocą, wystosowanie wobec nich groźby karalnej lub zastosowanie podstępu, czy też odnosi się również do wprowadzenia w błąd lub wykorzystania błędu bądź jeszcze szerszego katalogu zachowań);
  5. określenia kręgu osób, jakie mogą popełnić przestępstwo dorowadzenia do niezapewnienia przez zarząd, wbrew obowiązkowi, dostępu do dokumentacji, tj. czy przestępstwo to może być popełnione jedynie przez członków zarządu, bowiem to na nich spoczywa obowiązek zapewnienia dostępu, czy także przez osoby niebędące członkami zarządu;
  6. wpływu jaki może mieć ustawowe, zabezpieczone instrumentarium karnym, zapewnienie radzie nadzorczej bieżącego dostępu do istotnych wiadomości o stanie organizacji na ocenę dochowania przez członków tego organu obowiązku działania w interesie spółki w kontekście potencjalnego ryzyka odpowiedzialności karnej za nadużycie uprawnień lub niedopełnienie obowiązków skutkujące szkodą (art. 296 k.k.);
  7. zagrożenia instrumentalnego wykorzystania wprowadzanych przepisów przez skonfliktowanych członków organów spółek kapitałowych w walce o przejęcie kontroli nad organizacją.

Brak precyzji w zakresie opisanych zagadnień będzie z pewnością tradycyjnie stopniowo ograniczany przez środowisko naukowe oraz sądy. Do tej pory jednak przedsiębiorcy, pracownicy i współpracownicy spółek kapitałowych będą zapewne chcieli znać szczegółowe kryteria, jakimi organy ścigania mogą się kierować, oceniając ich zachowania i wiedzieć, jakie dokładnie nieprawidłowości mogą stać się przyczynkiem do (zasadnego lub nie) wszczęcia przeciwko nim postępowania karnego.

W przypadku pytań zachęcamy do kontaktu z autorkami alertu: Aleksandrą Stępniewską, Anną Fennig i Agatą Ajs.

Alert można pobrać TUTAJ