Spółki składające wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego („KRS”) od dnia 1 października 2024 roku mają obowiązek wskazania w nim danych niezbędnych do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych. Będzie on tworzony automatycznie, po przekazaniu danych wskazanych we wniosku o wpis do Ministra Cyfryzacji.

Dla spółek wpisanych do KRS przed dniem 1 października 2024 r., termin na utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych został odroczony do dnia 1 stycznia 2025 r.

ZAŁOŻENIA USTAWY O DORĘCZENIACH ELEKTRONICZNYCH

W dniu 18 listopada 2020 r. weszła w życie ustawa o doręczeniach elektronicznych (dalej „Ustawa”), której głównym założeniem jest ułatwienie prowadzenia korespondencji z podmiotami publicznymi poprzez zastąpienie dotychczasowej formy komunikacji za pomocą listów poleconych – formą elektroniczną.

Zgodnie z Ustawą, ostateczny termin na wdrożenie rozwiązań technicznych niezbędnych do korzystania z systemu e-doręczeń, a w konsekwencji – obowiązkowe utworzenie przez poszczególne podmioty adresu do doręczeń elektronicznych, powinien zostać określony specjalnym komunikatem Ministra Cyfryzacji w Dzienniku Ustaw RP.

Na podstawie ostatniego komunikatu Ministra Cyfryzacji z dnia 21 grudnia 2023 r., termin wdrożenia systemu e-doręczeń został przesunięty z 30 grudnia 2023 r. na dzień 1 października 2024 r. Począwszy od tej daty, wszystkie spółki składające wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS zobowiązane będą do wskazania danych niezbędnych do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych. Natomiast, w przypadku spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed tą datą, termin na utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych upłynie w dniu 1 stycznia 2025 r. – Ustawa wskazuje bowiem, że podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed dniem określonym w komunikacie Ministra Cyfryzacji obowiązane są do zrealizowania powyższego obowiązku w terminie 3 miesięcy od dnia określonego w tym komunikacie.

Należy przypomnieć, że termin na wdrożenie systemu e-doręczeń był już kilkukrotnie odraczany – ostatnia zmiana miała miejsce w dniu 21 listopada 2023 r. kiedy to Minister Cyfryzacji przesunął termin jego wdrożenia z 10 grudnia 2023 r. na dzień 30 grudnia 2023 r.

CZYM JEST ADRES DO DORĘCZEŃ ELEKTRONICZNYCH I JAK GO UTWORZYĆ

Adres do doręczeń elektronicznych stanowi narzędzie cyfrowe, którego głównym zadaniem jest możliwość przekazania korespondencji pomiędzy podmiotami określonymi w Ustawie, a podmiotem publicznym. Jest to więc elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, będącego oficjalną drogą komunikacji z poszczególnymi urzędami w Polsce.

W przypadku spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed dniem 1 października 2024 r. utworzenie adresu do e-doręczeń będzie mogło nastąpić poprzez stronę publicznego dostawcy: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen. Należy również pamiętać o wyznaczeniu administratora skrzynki doręczeń oraz aktywacji adresu do e-doręczeń w bazie adresów elektronicznych („BAE”) poprzez Konto Przedsiębiorcy na stronie https://www.biznes.gov.pl/pl. Następnie, adres do e-doręczeń zostanie automatycznie przekazany z BAE do KRS, bez konieczności składania odrębnego wniosku w tym zakresie.

W przypadku spółek wpisywanych do rejestru przedsiębiorców KRS od dnia 1 października 2024 r. adres do e-doręczeń będzie tworzony automatycznie, po przekazaniu danych wskazanych we wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS do Ministra Cyfryzacji.

BRAK UTWORZENIA ADRESU DO E-DORĘCZEŃ W TERMINIE

Aktualnie, przepisy Ustawy nie przewidują kary dla podmiotów zobowiązanych za brak posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, a także zarejestrowania go w BAE. Z uwagi jednak na ryzyko nieotrzymania korespondencji od podmiotu publicznego drogą elektroniczną, zalecamy wypełnienie powyższego obowiązku w przewidzianych przez Ustawę terminach.

W razie jakichkolwiek pytań, zachęcamy do kontaktu z prawnikami z zespołu Prawa spółek i ładu korporacyjnego: Anną Wojciechowską i Kariną Chrostowską-Kozioł.

Tekst alertu można pobrać TUTAJ.