1 stycznia 2022 r. weszły w życie znowelizowane przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (,,Ustawa’’), dotyczące zasad podpisywania sprawozdań finansowych.

Od 1 stycznia 2022 r. sprawozdania finansowe podmiotów, w których do sporządzania sprawozdań finansowych zobowiązany jest organ wieloosobowy, mogą zostać podpisane przez co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład tego organu oraz osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

W praktyce oznacza to brak konieczności posiadania kwalifikowanych podpisów elektronicznych lub zaufanych profili ePUAP przez wszystkich członków zarządu.

  1. Cel nowelizacji

Nowe przepisy mają na celu wprowadzenie ułatwień dla członków organów wieloosobowych, którzy ze względów technicznych mają trudności z realizacją swoich ustawowych obowiązków w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych. W praktyce problem ten najczęściej dotyczył spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych, w których funkcje członków zarządu pełnią osoby z zagranicy.

Ustawodawca pozostawił również możliwość składania podpisów pod sprawozdaniami finansowymi według starych zasad, tj. przez wszystkich członków zarządu oraz osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

  1. Kogo dotyczą nowe zasady

Literalne brzmienie nowych przepisów wskazuje, że ułatwienia dotyczą jedynie tych podmiotów, w których obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych spoczywa na organie wieloosobowym (np. spółki kapitałowe posiadające wieloosobowe zarządy). Dosłowne brzmienie Ustawy prowadzi zatem do wniosku, że ułatwieniami nie są objęte podmioty nieposiadające organów, np. zdecydowana większość spółek osobowych. Przyczyny takiego sformułowania przepisów nie są jasne, ustawodawca nie wyjaśnił tej kwestii w treści uzasadnienia do ustawy nowelizującej. Trudno na tym etapie przesądzić czy i w jaki sposób powyższe regulacje będą stosowane przez podmioty nieposiadające organów.

  1. Oświadczenia członków organu wieloosobowego

Wprowadzone ułatwienie dopuszcza możliwość podpisania sprawozdania finansowego przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe oraz przez co najmniej jednego członka zarządu, po spełnieniu przesłanek wymienionych w Ustawie.

Warunkiem złożenia podpisu przez co najmniej jednego członka zarządu jest uprzednie uzyskanie od pozostałych członków tego organu:

a). oświadczeń, z których będzie wynikać, iż sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w Ustawie, lub

b). oświadczeń o odmowie złożenia oświadczeń wskazanych w punkcie a).

Złożenie oświadczenia wskazanego w punkcie b)  jest równoznaczne z odmową podpisania sprawozdania finansowego oraz wiąże się z koniecznością sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Dokumenty wskazane w punktach a) oraz b) powyżej powinny precyzyjnie wskazywać sprawozdanie finansowe, którego dotyczą, w szczególności przez podanie daty
i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz powinny stanowić załączniki do sprawozdania finansowego.

Ustawodawca przewidział następujące metody podpisywania ww. oświadczeń:

  • dokumenty mogą zostać sporządzone w formie elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym,
  • dokumenty mogą zostać sporządzone w wersji papierowej oraz opatrzone własnoręcznym podpisem, przy czym wybór tej formy rodzi konieczność sporządzenia elektronicznych kopii tych dokumentów.
  1. Obowiązek złożenia dokumentów do rejestru przedsiębiorców

Jak dotąd system teleinformatyczny KRS nie został dostosowany do nowych zasad sporządzania sprawozdań finansowych. Zgodnie z odpowiednimi przepisami przejściowymi, dostosowanie systemu nastąpi w terminie do 1 czerwca 2022 r., a sprawozdania finansowe podpisane na nowych zasadach oraz zatwierdzone przed 1 czerwca 2022 r. powinny zostać złożone w rejestrze przedsiębiorców w terminie od 1 czerwca 2022 r. do 15 czerwca 2022 r.

  1. Pozostałe dokumenty

Opisane wyżej zmiany stosuje się odpowiednio do sprawozdań z działalności, skonsolidowanych sprawozdań finansowych, sprawozdań z płatności oraz skonsolidowanych sprawozdań z płatności.

Zapraszamy do kontaktu z naszymi prawnikami z zespołu prawa spółek i ładu korporacyjnego: Anną Wojciechowską, Anną Fennig, Krzysztofem Wawrzyniakiem oraz Katarzyną Wójcikowską.

Pełen tekst alertu można pobrac TUTAJ.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021, poz. 2106).